Como realizar o gerenciamento de integração do projeto para garantir o sucesso

O gerenciamento de projetos é uma estrutura complexa construída em torno de uma série de atividades e processos que parecem peças de um quebra-cabeça. O gerenciamento de integração de projetos ajuda a colocar todas essas peças juntas em um todo coeso e garantir o sucesso de um projeto. Por meio deste artigo sobre gerenciamento de integração de projetos, tentarei dar a você uma visão completa de como funciona o gerenciamento de integração, seus vários processos e as ferramentas usadas em cada um deles.

Abaixo estão os tópicos que discutirei neste artigo sobre gerenciamento de integração de projetos:

• Gerenciamento integrado de projetos
• Necessidade de gerenciamento de integração
• Processos de gerenciamento de integração de projetos

Se você deseja dominar os conceitos de gerenciamento de projetos e se tornar um gerente de projeto, você pode conferir nosso instrutor onde esses tópicos são abordados em profundidade.

Por enquanto, vamos começar com nosso artigo.

Gerenciamento integrado de projetos

De acordo com ,

O gerenciamento de integração de projetos é a primeira área de conhecimento da estrutura de gerenciamento de projetos que ajuda a manter a estabilidade do projeto. Ele toca todas as fases de - iniciação, planejamento, execução, controle de monitoramento e fechamento. Isso significa que o gerenciamento de integração ajuda um gerente de projeto a manter um olhar atento sobre os vários procedimentos que são executados ao longo do ciclo de vida do projeto, desde o início até o encerramento.

Para , ter um plano de gerenciamento de integração adequado é muito importante, pois irá garantir que todo oa equipe está trabalhando em direção a uma meta compartilhada enquanto permanece dentro do prazo, escopo e orçamento fornecidos para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Necessidade de gerenciamento de integração

• O gerenciamento de integração garante que as datas de vencimento das várias entregas do projeto, seu ciclo de vida e o plano de gerenciamento de benefícios estejam bem alinhados.
• Para atingir os objetivos do projeto, ele fornece um plano de gerenciamento bem organizado que sincroniza vários processos perfeitamente.
• Ajuda no gerenciamento e controle do desempenho e mudanças necessárias nas atividades / tarefas do gerenciamento de projetos.
• Ele coordena as decisões sobre as principais mudanças que afetam o projeto.
• A gestão de integração mede e monitora o progresso do projeto, tomando as medidas necessárias para cumprir os objetivos.
• Ele desempenha um papel vital na coleta de dados sobre os resultados alcançados, analisando-os para novas percepções e, em seguida, transmitindo-os às partes interessadas relevantes.
• Com um gerenciamento de integração adequado, você poderá concluir todas as tarefas relacionadas ao projeto de maneira tranquila e encerrar oficialmente cada fase, contratar, o projeto como um todo e liberar os recursos.
• Ajuda na coordenação e sincronização dotransições de fase quando necessário.

Processos de gerenciamento de integração de projetos

Toda a área de conhecimento da gestão de integração de projetos é ainda dividida em processos menores que atuam comopontos de acesso para o Gerente de Projeto. Cada um desses processos é parte integrante do gerenciamento de integração do projeto e contribui para o sucesso do projeto.Esses processos são:

1. 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto
   2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
   3. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
   4. Gerenciar conhecimento do projeto
   5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto
   6. Executar controle integrado de mudanças
   7. Feche o projeto

Deixe-me agora mergulhar mais fundo em cada um desses processos e explicar várias entradas, saídas e ferramentas usadas nos respectivos processos.

1. Desenvolver o termo de abertura do projeto

Neste processo, é desenvolvido um documento formal que irá autorizar a existência de um projeto. É muito importante criar um termo de abertura do projeto antes de começar a implementação do projeto, pois este termo de abertura fornecerá um plano de entrega passo a passo. Com o desenvolvimento do termo de abertura, o gerente de projeto ganha autoridade sobre vários recursos que são aplicados às atividades do projeto.Ao desenvolver o termo de abertura do projeto, você poderá estabelecer um vínculo direto entre os objetivos da organização e o projeto realizado. Também servirá como documentação formal do projeto que uma organização pode usar para legitimar seu compromisso com o projeto e convencer as partes interessadas a apoiá-lo.

O processo de desenvolvimento de um termo de abertura do projeto normalmente inclui os seguintes pontos:

• Visão do projeto: A visão do projeto basicamente define o objetivo geral do projeto, que inclui visões e missão claras do projeto, o efeito do projeto na organização e a entrega final.
• Organização do projeto: O próximo é especificaros papéis e responsabilidades de toda a equipa que participa no desenvolvimento do projecto que incluirá todos a começar pelos stakeholders relevantes, a sua relação com o projecto, recursos humanos internos e externos e os clientes.
• Implementação: Após a organização do projeto, a próxima etapa é criar umplano de implementação. Este plano manterá os clientes e partes interessadas atualizados sobre os principais marcos, mudanças ou atualizações no andamento do projeto e dependências distintas para a conclusão do projeto.
• Gerenciamento de riscos: Executar a gestão de riscos é muito importante, pois iráIdentificar quaisquer riscos potenciais ou áreas de preocupação que possam dificultar o bom andamento do projeto.

Várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

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2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

O processo de desenvolvimento de um plano de gerenciamento de projeto inclui definir, preparar e coordenar outros componentes do plano para finalmente integrá-los à estrutura de gerenciamento de projeto. A principal vantagem de desenvolver um plano de gerenciamento de projeto é que ele atua como um roteiro para todos os membros da equipe. Isso lhes dá uma direção para seguir em frente, em direção a uma meta unificada para a entrega bem-sucedida do projeto.

Este plano de gerenciamento de projeto compreende alguns aspectos:

• Um encontro inicial de brainstorming: Por meio dessa reunião, as principais partes interessadas são reunidas para discutir as atas do projeto. Isso prova ser uma maneira eficaz de iniciar o primeiro processo do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, ou seja, planejar enquanto se constrói a confiança entre os membros da equipe do projeto.
• Explicação das metas gerais do projeto para as partes interessadas: Apesar de ter um plano de gerenciamento de projeto, a mudança é inevitável e um gerente de projeto deve reconhecer esse fato. No decorrer deste projeto, algumas modificações e mudanças acontecerão para ajustar e superar os problemas imprevisíveis.
• Deveres dos membros da equipe e partes interessadas: Junto com o início do projeto, é muito importante determinar, entre as partes interessadas, quem será responsável pela aprovação dos vários aspectos do plano do projeto.
• Uma declaração de escopo: A declaração de escopo auxilia na obtenção do patrocínio e especifica os resultados do projeto de forma a prevenir qualquer tipo de falha de comunicação e unificar a equipe.
• Desenvolva linhas de base: Antes de entrar na fase de desenvolvimento do projeto, é muito importante definir a linha de base para vários aspectos, como custo, recursos, cronogramas, entrega etc.
• Crie um plano de pessoal: O plano de pessoal é um cronograma que indica o tempo e a duração que cada um dos recursos humanos estará envolvido com o projeto.
• Analise os riscos: Isso ajudará na avaliação e mitigação dos riscos potenciais, garantindo assim que a qualidade do projeto permaneça intacta.
• Desenvolva um plano de comunicação: O plano de comunicação adequado fornece uma estrutura para os funcionários em que os membros da equipe recebem pontos de comunicação adequados para relatar seus problemas e progresso.

Várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

3. Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto

De acordo com o plano de gerenciamento do projeto, este processo ajuda a direcionar e gerenciar o trabalho do projeto e fazer as mudanças necessárias para cumprir a meta prometida. Com a direção e gerenciamento corretos do projeto, a probabilidade de sucesso do projeto aumenta enquanto eleva a qualidade da entrega.

Este processo é seguido ao longo do ciclo de vida do projeto e é composto principalmente pelos seguintes aspectos:

• Solicitações de mudança aprovadas: Quaisquer mudanças autorizadas necessárias / solicitadas no plano, escopo, custo ou cronograma de um projeto são documentadas de forma sistemática.
• Fatores ambientais da empresa: Acompanhar qualquer tipo de fatores internos ou externos que possam afetar o resultado final positiva ou negativamente. Esses fatores podem incluir condições de mercado, infraestrutura, cultura organizacional ou plano de gerenciamento de projetos.
• Ativos de processos organizacionais: Junto com os fatores, os ativos organizacionais, como políticas, procedimentos, planos formais e informais, informações históricas, etc., que podem afetar a entrega final devem ser rastreados e avaliados de forma adequada.

Várias entradas, técnicas de ferramentas e as saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

4. Gerenciar o conhecimento do projeto

A gestão do conhecimento do projeto é muito necessária para atingir o objetivo do projeto prometido e contribuir ainda mais para o aprendizado e referências futuras. É feito principalmente com o uso de dados organizacionais históricos ou existentes e com a curadoria de novos conhecimentos. Isso ajuda muito a alavancar o conhecimento organizacional e melhorar os resultados do projeto.

Este processo é seguido ao longo do ciclo de vida do projeto, que envolve várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas:

5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto

A fim de atingir os objetivos de desempenho, conforme definido no plano, este processo é implementado. No processo de motorização e controle, o projeto é rastreado, revisado e seu progresso geral é relatado, o que permite que as partes interessadas tenham uma ideia exata do estado do projeto. Esse processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e atua como um guia para o gerente de projeto garantir que o projeto esteja dentro do cronograma. Alguns dos aspectos deste processo são:

• Fornece atualizações consistentes: Relatórios de desempenho regulares e atualização do status do projeto são muito necessários para conduzir o projeto de forma adequada ao sucesso.
• Revisite a declaração de escopo: De vez em quando, revisitando o projetoo escopo ajuda um gerente de projeto a garantir que as modificações feitas sejam bem preservadas.
• Linhas de base de controle: As linhas de base prometidas no início do projeto devem ser rigorosamente seguidas e, se houver alterações, devem ser documentadas em detalhes. Posteriormente, isso ajudará a manter a equipe em foco e no caminho certo.
• Foco no controle de qualidade: O controle de qualidade é um dos principais pilares do sucesso do projeto e não deve ser realizado com indulgência. Assim, para um gerente de projeto, é muito importante realizar uma avaliação constante dos vários componentes do projeto para garantir sua eficiência.
• Monitore e controle os riscos: Um processo separado para monitoramento e controle de risco é muito necessário, pois os riscos são algo que pode resultar em falha do projeto ou desvio do resultado original. Assim, a avaliação de novos riscos em cada estágio do projeto ajuda na detecção precoce de risco / ameaça potencial e mitigá-lo antecipadamente.

Várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

6. Realize o controle integrado de mudanças

Este processo é executado para controlar as várias solicitações de mudança recebidas ao longo do ciclo de vida do projeto. Aqui, todas as solicitações de mudança, mudanças aprovadas, modificações da entrega final, documentos do projeto, plano de gerenciamento do projeto, etc., são revisados. A execução desse processo ajuda a manter um documento integrado contendo a lista de mudanças, enquanto avalia os riscos gerais que podem surgir devido às novas mudanças.

Várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

7. Feche o projeto

Este é o processo final do gerenciamento de integração do projeto, onde as várias atividades, fases e contratos do projeto são finalizados. Ele fornece um ambiente controlado onde o projeto pode ser finalizado com sucesso. O processo de fechamento inclui atividades como preservação das informações do projeto, conclusão do trabalho planejado, liberação dos recursos envolvidos etc.

Várias entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas neste processo estão listadas na tabela abaixo:

Isso nos leva ao final deste artigo sobre gerenciamento de integração de projetos. Espero que tenha ajudado a agregar valor ao seu conhecimento. Se você deseja aprender mais sobre ou você pode verificar meus outros artigos também.

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