Gerenciamento da comunicação do projeto: como garantir o sucesso?

Este artigo sobre Gerenciamento de comunicação de projetos fala sobre uma das dez áreas de conhecimento da estrutura de gerenciamento de projetos. Ele irá esclarecê-lo sobre os vários processos, entradas, ferramentas e saídas envolvidas com esta área de conhecimento.

De acordo com um relatório de pesquisa do PMI, descobriu-se que, por causa de comunicações ineficazes, um em cada cinco projetos não tem sucesso. Para garantir um sucesso um gerente de projeto deve selecionar um gerenciamento de comunicação de projeto eficaz. Neste artigo de gerenciamento da comunicação do projeto, apresentarei um passo a passo completo de como a comunicação sistemática é estabelecida em um projeto e quais são os vários processos envolvidos nela.

Abaixo estão os tópicos que irei discutir neste artigo sobre gerenciamento de tempo de projeto:



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O que é gerenciamento de comunicação do projeto?

Gestão da Comunicação do Projeto, de acordo com ,
O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para garantir que as necessidades de informações do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas por meio do desenvolvimento de artefatos e da implementação de atividades projetadas para obter uma troca de informações eficaz.

gestão da comunicação - Gestão da comunicação do projeto - EdurekaÉ uma das dez principais áreas de conhecimento que estabelece a base da estrutura de gerenciamento de projetos e desempenha um papel importante em manter toda a equipe do projeto na mesma página. Sem uma gestão de comunicação adequada, todo o pode desmoronar, pois a falta de comunicação pode resultar na interrupção de vários processos. Isso pode causar um efeito negativo na entrega final e, portanto, resultar em um projeto malsucedido.

Gerenciamento de comunicações do projeto cobre váriosprocessos que garantem que as informações corretas do projeto sejam entregues às equipes corretas e no tempo correto. A comunicação eficaz ajuda a estabelecer um relacionamento saudável entre as diversas partes interessadas, com experiências culturais e organizacionais, níveis de especialização, interesses e perspectivas variadas. Juntos, eles podem influenciar a execução do projeto e o produto final.O processo completo de gerenciamento de comunicações do projeto é uma agregação de duas partes:

  1. o primeira parte trata do desenvolvimento de uma estratégia que assegure um sistema de comunicação eficaz com as partes interessadas.
  2. o segunda parte visa realizar as atividades necessárias à implementação das estratégias de comunicação.

Em média, um gerente de projeto gasta aproximadamente 85-90% do tempo total do projeto com a comunicação. Assim, por um , manter um fluxo de comunicação eficaz torna-se muito importante. Para fazer isso, ele deve decidir sobre uma estratégia de projeto no início do projeto e segui-la durante todo o ciclo de vida do projeto. Alguns dos altamente recomendados que ajudam a estabelecer uma comunicação eficaz estão listados abaixo:

  • Escuta ativa forte
  • Escrita proficiente
  • Habilidade de fala fluente
  • Questionando e explorando ideias
  • Estabelecendo e gerenciando expectativas
  • Motivando a equipe a se tornar e permanecer engajada
  • Equipe de orientação para melhorar o desempenho
  • Resolução de conflitos
  • Capacidade de resumir e reiterar
  • Identifique a próxima etapa mais eficiente

Junto com as habilidades listadas acima, um gerente de projeto também deve seguir o 5 C's de comunicação que ajudará na criação de uma comunicação ininterrupta e sistemática ao longo do projeto. Esses cinco C's são:

Em termos de , a comunicação pode ser de vários tipos:

  1. Comunicação escrita: É uma das formas de comunicação mais precisas que se transmitem por meio de correspondência. Ele pode ser segregado em duas formas:
    1. Formal por escrito: Termo de abertura do projeto, declaração de escopo, plano de projeto, EAP, status do projeto, questões complexas, comunicações relacionadas ao contrato, memorandos etc.
    2. Escrito Informal: e-mail, notas, cartas, comunicação regular com membros da equipe, etc.
  2. Comunicação Oral: Este tipo de comunicação tem um alto grau de flexibilidade é feita por meio de contato pessoal, reunião de equipe, telefone etc. Pode ser ainda categorizada em duas formas:
    1. Oral Formal: Apresentações, discursos, negociações etc.
    2. Informal Oral: Conversa com membros da equipe, reuniões de projeto, conversas de sala de descanso ou sala de guerra, etc.
  3. Comunicação não verbal: É a forma mais básica de comunicação e aproximadamente 55% da comunicação é feita dessa forma.Exemplos gerais desse tipo de comunicação são expressões faciais, movimentos das mãos, o tom de voz ao falar, etc.

Espero que agora você compreenda melhor o que é gerenciamento de comunicação de projeto. Na próxima seção, falarei sobre como o gerenciamento da comunicação beneficia uma organização.

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Benefícios de gerenciamento de comunicação

  • Expectativas: O plano de comunicação do projeto ajuda a definir padrões de como e quando a comunicação deve ocorrer.Isso ajuda o gerente a manter o controle do projeto e garantir que todas as partes interessadas recebam as informações necessárias.
  • Consistência: Com um plano de comunicação adequado, um gerente de projeto se torna mais consistente ao lidar com as atividades do projeto. Além disso, dá aos membros da equipe uma orientação a partir da qual eles podem se comunicar com o restante da equipe e com as partes interessadas de forma consistente.
  • Produtividade: Um plano de gerenciamento de projeto eficiente mantém todos os membros da equipe bem informados sobre os acontecimentos do projeto. Dessa forma, eles estão sempre equipados com as informações de que precisam, ao invés de parar o trabalho e buscar as informações que faltam.
  • Resultado: Ele estabelece um canal de comunicação adequado e claro entre a equipe e as partes interessadas, o que garante que a equipe saibaexatamente o que as partes interessadas querem, precisam e esperam dos resultados do projeto.
  • Comunicação Controlada: A gestão da comunicação também garante que as informações certas sejam entregues às pessoas certas e no momento certo. Isso não deixa espaço para ambigüidade ou confusão e fornece um fluxo de comunicação tranquilo.
  • Colaboração da equipe do projeto: Uma boa comunicação geralmente resulta em melhor colaboração entre os membros da equipe e aumenta o foco no todo.
  • Sessão inicial efetiva: Um plano de gerenciamento de comunicação bem organizado dá um bom pontapé inicial para os projetos, poisgarante que o projeto e as metodologias sejam discutidos e revisados ​​em alto nível. Uma vez que isso seja garantido, outros processos de comunicação são expressos e acordados pelos membros da equipe, o que lhes dá uma imagem clara do que vai acontecer a seguir e qual o seu papel no projeto.

Processos de gerenciamento de comunicação do projeto

A área de conhecimento da gestão da comunicação do projeto é composta pelos três processos a seguir:

1. Planejar o gerenciamento das comunicações

Planejar o gerenciamento da comunicação é o processo inicial da área de conhecimento do gerenciamento da comunicação do projeto. Neste processo, um plano sistemático e eficaz é desenvolvido para as atividades envolvidas na comunicação do projeto. Principalmente, faz uso de informações como a necessidade de cada uma das partes interessadas e equipes, ativos organizacionais disponíveis e as necessidades do projeto. O processo de gestão da comunicação do plano é realizado em intervalos periódicos ao longo do . Ajuda principalmente na apresentação oportuna dos dados relevantes por meio de uma abordagem documentada que mantém as partes interessadas engajadas de maneira eficiente.

O gerenciamento de comunicação do plano envolve várias entradas, ferramentas e técnicas e saídas que listei na tabela abaixo:

Entradas Ferramentas e técnicas Saídas
  1. Carta do Projeto
  2. Plano de Gerenciamento do Projeto
    • Plano de Gestão de Recursos
    • Plano de Engajamento de Partes Interessadas
  3. Documentos do Projeto
    • Documentação de Requisitos
    • Registro de partes interessadas
  4. Fatores ambientais da empresa
  5. Ativos de processos organizacionais
  1. Julgamento de especialista
  2. Análise de Requisitos de Comunicação
  3. Tecnologia de comunicação
  4. Modelos de Comunicação
  5. Métodos de Comunicação
  6. Habilidades interpessoais e de equipe
    • Avaliação de Estilos de Comunicação
    • Consciência Política
    • Consciência cultural
  7. Representação de dados
    • Matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas
  8. Encontros
  1. Gestão de ComunicaçõesPlano
  2. Plano de Gerenciamento do ProjetoAtualizações
    • Engajamento de partes interessadasPlano
  3. Atualizações de documentos do projeto
    • Cronograma do projeto
    • Registro de partes interessadas

2. Gerenciar comunicações

O segundo processo de gerenciamento de comunicação do projeto é Gerenciar Comunicações, que visa principalmente coletar, criar, distribuir, armazenar, recuperar, gerenciar, monitorar e finalmente descartar as informações do projeto de maneira adequada e oportuna. Ele é executado durante todo o ciclo de vida do projeto para fornecer um fluxo de informações eficiente e sem esforço da equipe do projeto para as partes interessadas e vice-versa. Este processo também ajuda a identificar diferentes aspectos da comunicação eficaz, juntamente com os mais adequados metodologias , tecnologias e técnicas. Além disso, permite que todo o sistema de comunicação seja mais flexível, proporcionando espaço para ajustes de métodos e técnicas. Ele ajuda a acomodar as demandas e necessidades variáveis ​​das partes interessadas, sem interromper o fluxo de comunicação.

Na tabela abaixo, listei a lista completa de entradas, ferramentas e técnicas e saídas envolvidas no processo de Gerenciar Comunicações:

Entradas Ferramentas e técnicas Saídas
  1. Plano de Gerenciamento do Projeto
    • Plano de Gestão de Recursos
    • ComunicaçõesPlano de gerenciamento
    • Engajamento de partes interessadasPlano
  2. Documentos do Projeto
    • Log de alterações
    • Registro de problemas
    • Registro de lições aprendidas
    • Relatório de Qualidade
    • Relatório de Risco
    • Registro de partes interessadas
  3. Relatórios de desempenho de trabalho
  4. Fatores ambientais da empresa
  5. Ativos de processos organizacionais
  1. Tecnologia de comunicação
  2. Métodos de Comunicação
  3. Habilidades de comunicação
    • Competência de Comunicação
    • Comentários
    • Não-verbal
    • Apresentações
  4. Sistema de Informação de Gerenciamento de Projetos
  5. Relatório de Projeto
  6. Habilidades interpessoais e de equipe
    • Escuta activa
    • Conflito de gestão
    • Consciência cultural
    • Gestão de reuniões
    • Networking
    • Consciência Política
  7. Encontros
  1. Comunicações de Projeto
  2. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
    • Planos de Gestão de Comunicação
    • Plano de Engajamento de Partes Interessadas
  3. Atualizações do documento do projeto
    • Registro de problemas
    • Registro de lições aprendidas
    • Cronograma do projeto
    • Registro de riscos
    • Registro de partes interessadas
  4. Atualizações de ativos de processos organizacionais

3. Monitore as comunicações

Monitorar Comunicações é o processo final da área de conhecimento de gestão da comunicação. Este processo garante que todas as necessidades e requisitos de informação do projeto e das partes interessadas envolvidas sejam atendidos até a sua conclusão. É realizado em todo o e ajuda a otimizar o fluxo de informações de acordo com o plano de gestão de comunicação e engajamento de partes interessadas.

A tabela abaixo contém a lista de várias entradas, ferramentas e técnicas e saídas envolvidas no processo final de gerenciamento de comunicação do projeto:

Entradas Ferramentas e técnicas Saídas
  1. Plano de Gerenciamento do Projeto
    • Plano de Gestão de Recursos
    • Comunicações
      Plano de gerenciamento
    • Engajamento de partes interessadas
      Plano
  2. Documentos do Projeto
    • Registro de problemas
    • Registro de lições aprendidas
    • Comunicações de Projeto
  3. Relatórios de desempenho de trabalho
  4. Fatores ambientais da empresa
  5. Ativos de processos organizacionais
  1. Julgamento perito
  2. Sistema de Informação de Gerenciamento de Projetos
  3. Análise de dados
    • Matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas
  4. Habilidades interpessoais e de equipe
    • Observação / conversa
  5. Encontros
  1. Informação de Desempenho de Trabalho
  2. Solicitações de mudança
  3. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
    • Planos de Gestão de Comunicação
    • Plano de Engajamento de Partes Interessadas
  4. Atualizações do documento do projeto
    • Registro de problemas
    • Registro de lições aprendidas
    • Registro de partes interessadas

Então, isso era tudo sobre gerenciamento de comunicação do projeto. Se você deseja aprender mais sobre metodologias de gestão de projetos ou ,você pode verificar o meu ' também.

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