Ferramentas de gerenciamento de projetos - Auxiliares de gerentes de projeto

Este artigo da Edureka sobre Ferramentas de gerenciamento de projetos fala sobre a importância e o uso de várias ferramentas de gerenciamento de projetos usadas em vários domínios.

Eficiente Gerenciamento de Projetos é uma obrigação quando se fala sobre projetos de sucesso. Gerenciar um projeto de pequena escala é simples, mas as coisas se tornam realmente desafiadoras quando o tamanho da equipe começa a crescer. Gerenciar todas as tarefas e pessoas envolvidas em um projeto simultaneamente pode ser uma tarefa complicada. Aqui é ondeas ferramentas de gerenciamento de projetos entram em cena. Neste artigo, discutirei tudo o que você precisa saber antes de escolher as ferramentas de gerenciamento de projetos.

Abaixo estão os tópicos que irei discutir neste artigo:



Visão geral do gerenciamento do projeto

“Gerenciamento de projetos é a disciplina de iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar o trabalho de uma equipe para atingir metas específicas e atender a critérios de sucesso específicos.”

- Wikipedia

Em termos mais simples, é o processo de organizar e gerenciar todas as atividades relacionadas a um projeto. Ajuda na gestãoum projeto desde o início até um final definido, com o objetivo ideal de entregar o resultado no prazo e dentro do orçamento. Uma estrutura de gerenciamento de projeto adequadaincorpora um ciclo de vida do projeto e cinco grupos principais de processos de gerenciamento de projetos. Esses grupos de processos reúnem 10 áreas de conhecimento e 49 processos que geralmente operam ao mesmo tempo em um projeto ou com entradas e saídas homogêneas. Esses grupos são:

  1. Iniciando: Nesse grupo de processos, o escopo inicial do projeto é definido e os recursos são comprometidos.
  2. Planejamento: Neste grupo de processos,um nível apropriado de detalhe é planejado para o projeto.
  3. Executando: Este processogrupoconsiste nos processos que são usados ​​para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto.
  4. Monitoramento e controle: Este grupo de processos envolve o rastreamento, revisão e regulamentação do desempenho do projeto.
  5. Fechamento: Este grupo de processos é uma parte importante do gerenciamento do projeto, executado para finalizar todas as atividades do projeto para a conclusão do projeto.

Você já deve ter entendido que o gerenciamento de projetos é um processo demorado. Todo esse processo recai exclusivamente sobre os ombros de um Gerente de Projeto. Gerenciar e organizar um projeto não é uma tarefa fácil. Se o gerente de projeto não for qualificado o suficiente, há grandes chances de seu projeto não entregar o resultado esperado. Hoje em dia, para comprovar sua competência e especialização no assunto, os gerentes de projeto costumam optar por certificações como o PMP. Eu escrevi um artigo detalhado sobre o que você pode consultar para obter mais informações.

Bem, o conceito de gerenciamento de projetos remonta ao início do século 19, mas foi reconhecido como uma profissão distinta em meados do século 20. Os gerentes de projeto começaram usando ferramentas tradicionais, como papel e caneta, para manter o controle das atividades em que tudo precisava ser feito manualmente.Mas com o avanço da tecnologia, os gerentes de projeto agora usam várias ferramentas de gerenciamento de projeto para acelerar e facilitar todo o processo de trabalho.

Na próxima seção deste artigo, darei a você uma visão completa do que são ferramentas de gerenciamento de projetos e como usá-las.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Ferramentas de gerenciamento de projetos são basicamente oferramentas que auxiliam um indivíduo ou equipe a efetivamente organizar o trabalho e gerenciar projetos. Pode ser um software de código aberto ou pago que pode ser comprado online.

Como o gerenciamento de projetos é uma tarefa complexa que consiste em muitas atividades desafiadoras, as ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente atuam como uma ajuda para os gerentes de projetos. Existem vários tipos de ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado. Eles podem ser automatizados por software ou operados manualmente. Como nãoUma única ferramenta atende a todas as necessidades de gerenciamento de projetos. Sendo um gerente de projetos, você precisa escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos que melhor se adapte ao seu projeto e estilo de gerenciamento. Essas ferramentas não apenas tiram a carga de trabalho da cabeça do gerente de projeto, mas também ajudam a padronizar o trabalho e a rotina de toda a equipe.

As ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente são definidas pelos diferentes recursos oferecidos. Eles incluem, mas não estão limitados a:

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Características das ferramentas PM - Ferramentas de gerenciamento de projetos - Edureka

1. Planejamento e programação

O planejamento e a programação são recursos importantes de qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos. Para gerenciar e sincronizar uma equipe de maneira adequada, é muito importante manter as tarefas e responsabilidades de cada membro da equipe visíveis e distintas. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos o ajudará a planejar e atribuir tarefas aos membros de sua equipe sem esforço, junto com as datas de vencimento. Também ajudará na definição de prioridades e na definição de prazos. Além disso, ele o notificará sempre que seu projeto se aproximar da data de conclusão programada, mas sua atividade ainda estiver incompleta.

2. Comunicação e colaboração

Comunicação e colaboraçãocom sua equipe dentro de uma ferramenta sem ter que alternar entre telas e softwares diferentessão partes vitais de qualquer projeto de sucesso. Todas as ferramentas de gerenciamento de projeto geralmente vêm com um painel onde o gerente de projeto pode acompanhar a equipe, bem como o progresso do projeto. Além disso, os membros da equipe podem acessar o trabalho uns dos outros por meio do painel. Algumas outras funções que são obrigatórias para a colaboração em qualquer ferramenta de gerenciamento de projeto incluem compartilhamento de status, comentários, rastreamento, histórico de versão, etc.

3. Documentação

Manter uma documentação manual pode ser uma tarefa cansativa. Mesmo com seus melhores esforços, ainda existe a possibilidade de erros, o que definitivamente não é uma boa notícia para o seu projeto. Assim, as ferramentas de gerenciamento de projeto frequentemente incluem a funcionalidade de documentação onde umTodas as informações do seu projeto estão acessíveis em um único lugar. Essas informações podem incluirtarefas planejadas / concluídas, dados de recursos, informações de faturamento e assim por diante.

4. Gestão de recursos

Otimizar os recursos de um projeto pode realmente reduzir o tempo de conclusão e o custo do projeto. Portanto, uma função de gerenciamento de recursos eficiente em sua ferramenta de gerenciamento de projetos pode ser realmente útil e conveniente. Com isso, você obtém uma visão geral completa de todo o custo do projeto, que é subdividido em vários custos de recursos. Esses recursos podem ser materiais, forças humanas, despesas, etc. Assim, usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você será capaz de otimizar esses recursos e gerenciar todos os processos do projeto de forma eficaz.

5. Estimativa de risco

Os riscos são algo que você nunca pode prever. Devido a quaisquer incidentes imprevistos (um desastre natural, recessão, etc.), a duração da tarefa do seu projeto, seu progresso, prazos, orçamento, participantes, etc. podem ser influenciados. Um gerente de projeto deve ser capaz de calcular esses tipos de riscos, mas se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, ela deve fazer essa tarefa para você. Especialmente para os projetos de longa data, pode haver vários fatores impactando-o. Com a ajuda dessas ferramentas, você pode estar preparado para qualquer risco que surgir e lidar com tais situações com mais precisão.

6. Relatórios

Para um projeto de sucesso, você precisa ter uma visão completa dodeficiências e problemas que requerem atenção e solução imediata. Ao decidir sobre sua ferramenta de gerenciamento de projeto, você precisa se certificar de que ela possui dois recursos mais importantes que são relatórios perspicazes e painéis de indicadores principais de desempenho (KPI). Além disso, com ferramentas de relatório adequadas, você pode criar relatórios personalizáveis ​​e coletar todos os dados do projeto inseridos anteriormente.

7. Linha de base e estimativa

Para um projeto,a linha de base deve ser claramente definida no início do plano do projeto, usando a qual você pode medir e comparar o progresso do seu projeto. Agora, uma ferramenta de gerenciamento de projetos deve ter essa funcionalidade para que um gerente compare o estado das coisas em tempo real com a estimativa e analise os desvios. Existem várias ferramentas no mercado que oferecem opções de linha de base automáticas, portanto, ao escolher sua ferramenta, escolha com sabedoria.

Necessidade de ferramentas de gerenciamento de projetos

1. Abordagem Padronizada

As ferramentas de gerenciamento de projetos orientam todo o processo de desenvolvimento do projeto de forma padronizada. Usando a ferramenta, umo gerente de projeto pode organizar todo o processo com modelos e outras supervisões. Isso os ajuda a garantir que os projetos estão progredindo da maneira que planejaram, sem descarrilar.

2. Monitoramento

Acompanhar o andamento do projeto é muito importante, especialmente se for de longa duração. O software de gerenciamento de projetos é especializado nessa funcionalidade e a maioria deles fornece um sistema de rastreamento de tarefas e atividades em tempo real. Essas ferramentas ajudam no rastreamento e monitoramento de váriosetapas de um projeto. Eles também podem prever se o projeto será capaz de cumprir o cronograma, seguindo o ritmo atual. Portanto, é muito útil no que diz respeito à conclusão oportuna e ao corte de custos de um projeto.

3. Gestão Eficiente

As ferramentas de gerenciamento de projeto fornecem uma visão geral completa do projeto que ajuda um gerente de projeto a alinhar e priorizar as tarefas.Com eles, um gerente de projeto pode ser mais organizado e sistemático em termos de planejamento, programação, acompanhamento do progresso, documentação, gerenciamento de orçamento, alocação de recursos, gerenciamento de risco, etc.

4. Planejamento Orçamentário Eficaz

O orçamento é uma das principais forças que derivam por trás de qualquer projeto. A entrega de um projeto bem-sucedido e oportuno dentro do orçamento estimado exige muito planejamento e controle. Uma ferramenta de gerenciamento de projeto deve ajudar um gerente de projeto a sair dessa situação difícil e planejar um orçamento adequado.

5. Tomada de decisão otimizada

Com tudo disponível em um único lugar, as ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente levam a uma melhor tomada de decisão. Como você tem todos os parâmetros em tempo real relacionados à tarefa e às atividades do projeto, oo processo de tomada de decisão torna-se aprimorado e preciso.

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6. Melhor comunicação

As ferramentas de gerenciamento de projetos estabelecem um funil de comunicação fácil não só com os membros internos do projeto, mas também com os membros externos, como clientes e stakeholders. Usando essas ferramentas, o fluxo de informações torna-se claro e preciso a respeito de qualquer tarefa ou atividade relativa ao projeto.

7. Compartilhamento de documentos

O compartilhamento de documentos é uma atividade vital em qualquer projeto e, com as ferramentas de gerenciamento de projetos em cena, essa tarefa torna-se fácil. istopermite que as partes interessadas do projeto encontrem documentos, wireframes, especificações, etc. mais abrangentes, para garantir transparência e comunicação.

8. Maior satisfação do cliente

Com tudo sendo feito dentro dos escopos e orçamento fornecidos, juntamente com a qualidade premium, os clientes estão fadados a ficar satisfeitos.Ferramentas eficientes de gestão de projetos oferecem as funcionalidades que permitem que esta relação cliente / fornecedor continue mesmo após a conclusão e entrega do projeto.

Melhores ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado

Abaixo, listei as 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado:

1. Wrike

Wrike é um poderoso software de gerenciamento de projeto online que oferece total visibilidade e controle sobre as tarefas do projeto. É um software premiado para gerenciamento de projetos online e ajuda a melhorar a velocidade e eficiência do trabalho em grupos co-localizados e distribuídos.

2. Asana

Asana é um aplicativo de gerenciamento de projetos da web e móvel projetado para ajudar as equipes acompanhar seu trabalho. É simples de começar, mas poderoso o suficiente para administrar todo o seu negócio. Ele oferece muitos recursos que podem ajudar sua organização e controlar o trabalho de uma forma que se adapte ao fluxo de trabalho de cada equipe, fornecendo transparência e clareza aos colegas de equipe.

3. Trello

Trello é um aplicativo de gerenciamento de projeto baseado na web desenvolvido porNévoa RiachoSoftware eéatualmente propriedade da Atlassian. De startups a empresas Fortune 500, o Trello oferece a forma visualpara as equipes colaborarem em qualquer projeto. É incrivelmente flexível e fácil de usar. Ele mantém o controle de cada detalhe, seja um quadro geral ou um detalhe minucioso, usando o gerenciamento de estilo kanban.

4. JIRA

jira - Ferramentas de gerenciamento de projetos - Edureka

JIRA é uma ferramenta de gerenciamento de projeto que é mais popularmente usada para rastreamento de bugs e rastreamento de problemas.Usando JIRA vocêpode facilmente planejar, rastrear e gerenciar seus projetos de desenvolvimento de software ágil, personalizando seu fluxo de trabalho e colaboração de equipe. Ele fornece recursos especiais para o desenvolvimento ágil de software que ajuda as equipes a se manterem focadas em entregar valor iterativo e incremental, o mais rápido possível, com scrum boards personalizáveis.

5. Basecamp

Campo de base é uma ferramenta de comunicação em tempo real que ajuda as equipes a ficarem na mesma página e émenos para tarefas tradicionais de gerenciamento de projetos. É um serviço confiável que oferece uma configuração simples e um curto tempo de aprendizado. Junto com as listas de tarefas pendentes, calendário, datas de vencimento e funções de compartilhamento de arquivos, manter o controle de prioridades e itens acionáveis ​​se torna mais fácil.

6. Zoho

Zoho é um software de gerenciamento de projetos online gratuito que permite que você torne seus projetos de negócios mais produtivos e os conclua dentro de um determinado prazo. Usando o Zoho, você pode obter uma visão aprofundada comgráficos e relatórios enquanto colabora com sua equipe, clientes, fornecedores ou consultores perfeitamente.

7. Podium

Pódio é um serviço de colaboração baseado em nuvem que é desenvolvido pela Citrix.istoé uma ferramenta de colaboração social onde se pode construir aplicativos e configurar espaços de trabalho para oferecer suporte aos fluxos de trabalho preferidos e se tornar mais eficaz. É a ferramenta perfeita para melhorar a colaboração, pois permite que você se conecte com colegas via rede social interna e chat.

8 FreedCamp

Freedcamp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e sistema de organização baseado na web. Pode ser usado por umum ou vários usuários que estão colaborando usando a computação em nuvem. É uma ferramenta ideal para aquelas pessoas e empresas que desejam manter o controle de seus projetos, recursos, orçamento, tempo, etc.Freedcamp o ajuda principalmente a melhorar seu fluxo de trabalho, determinando seus objetivos e atingir seus objetivos dentro do tempo e orçamento especificados.

9. Scoro

Scoro é uma solução abrangente que integra todos os recursos necessários em qualquer software de gerenciamento de projetos. Usando o Scoro, você pode gerenciar toda a sua empresa em um só lugar, ou seja, ele unifica seus sistemas díspares e inúmeras planilhas em uma única ferramenta. É basicamente uma solução de software como serviço para serviços profissionais e criativos.

10. Microsoft Project

projeto Microsoft é uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos fornecida pela Microsoft. Ele fornece nuvemSediadae opções no local. Ele também fornece as ferramentas de planejamento integradas que ajudam na organização e controle de projetos, incluindo tarefas diárias e direção geral.

Essas foram as 10 principais ferramentas do mercado. Existem mais ferramentas disponíveis no mercado que são utilizadas em vários domínios. Com isso, vou concluir este artigo sobre ferramentas de gerenciamento de projetos. Espero que tenha ajudado a agregar valor ao seu conhecimento. Antes de começar seu projeto, você pode consultar meu artigo.

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